Jedes Unternehmen ist gemäß § 240 HGB und §§ 140, 141 AO zur Inventur verpflichtet. Die Durchführung einer Inventur muss zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres erfolgen.
Zur Inventur werden die Bestände am Umlaufvermögen mengenmäßig erfasst und in Inventurlisten eingetragen. Die mengenmäßige Inventuraufnahme hat zeitnah zum Bilanzstichtag zu erfolgen. Sie führt jedoch zu einem großen Arbeitsanfall, der Störungen des Betriebsablaufes zur Folge hat oder sogar eine Betriebsschließung notwendig macht.
Eine zeitversetzte Aufnahme ist möglich. Die Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Bilanzstichtag werden dann anhand von Belegen mengen- und wertmäßig fortgeschrieben.

Inventurerfassung mit Scanner über Barcode oder RFID setzt eine entsprechende Lagerorganisation und Produktkennzeichnung voraus. EAN Code oder die Artikelbezeichnung des eingesetzten ERP Systems müssen an allen Artikel angebracht sein. Lagerorte und Lagerplätze sollten für den Scanner lesbar markiert sein. Werden im Unternehmen Chargen und Seriennummern verwendet, sollten diese am Produkt oder bei einer Charge am Lagerplatz ebenfalls zum Scannen angebracht sein. Nur so ist eine Inventur mit Scannern sinnvoll durchzuführen.

Unsere App zur Inventurerfassung kann mit java script fähigen Hand Held oder portablen PCs mit Barcodescannern eingesetzt werden. Die App Inventurerfassung ist auf üblichen Browsern IE, Google Chrome, Mozilla lauffähig. Die Authentifizierung gegen die ERP Applikation erfolgt vor jeder Erfassungssitzung. Je Sitzung wird eine Inventursession mit Benutzer, Datum Session-ID generiert. Mehrere Sessions mit unterschiedlichen Scannern und Benutzern sind gleichzeitig möglich.  Die erfassten Sätze werden in einer Erfassungsdatei auf der ERP Datenbank zwischengespeichert.

Mit unserer App zur Inventurerfassung per Scanner ist keine Inventureröffnung in der myfactory oder dem ERP System notwendig. Jedoch ist in diesem Fall über geeignete organisatorische Mittel eine mengen- und wertmäßige Erfassung der Ab- und Zugänge für bereits aufgenommene Artikel sicher zu stellen. Unsere App verfügt hierfür über eine Inventurkorrektur Option, die zum Beispiel eine Korrekturscannung einer Seriennummer ermöglicht.

Die Inventureröffnung muss erst zum Importzeitpunkt der Inventurerfassungen in das ERP System ausgeführt sein.